A continuación reproducimos, íntegro, el Reglamento, con los correspondientes anexos, por el que se regulan los distintos modos de votación, incluido el voto electrónico para las Asamblea General Extraordinaria a celebrar el próximo 11 de junio.
REGLAMENTO DE VOTACIÓN ASAMBLEA GENERAL DE ACE
HABILITACIÓN
El presente reglamento tiene por objeto desarrollar y complementar los Estatutos de ACE en todo lo relativo al sistema de voto de los socios de la Entidad, en las Elecciones y Asamblea General Extraordinaria para su plena validez y eficacia en la adopción de sus acuerdos internos.
Las normas previstas en el mismo tendrán carácter complementario y supletorio respecto de lo previsto en los Estatutos sociales de la entidad.
Cualquier modificación de los citados Estatutos que altere o suprima las normas previstas en este reglamento resultará de aplicación inmediata desde la entrada en vigor de la modificación estatutaria.
Esta norma interna entrará en vigor el día siguiente a de su aprobación por la Junta Directiva de ACE.
JUSTIFICACIÓN DE MOTIVOS
El presente documento explica la mecánica de celebración de las elecciones internas convocadas para el 11 de junio de 2019 y que habrán de renovar la Junta Directiva de la ACE. Dicha mecánica quedará como la usual para futuros procesos electorales, sin perjuicio de que se desarrolle otra normativa para su mejora.
Puesto que la utilización del voto electrónico regulado en el artículo 26.7 de las Estatutos de ACE supone un cambio en el sistema de votación respecto a otras elecciones celebradas anteriormente, a continuación se explica el proceso requerido para los tres sistemas de voto a utilizar por los asociados de cara a la Asamblea General Extraordinaria del 11 de junio.
DERECHO DE LOS SOCIOS AL VOTO
Todo socio convocado a la Asamblea General Extraordinaria tiene derecho a participar en la misma, tomando parte en sus deliberaciones y emitiendo su voto con arreglo al régimen de electoral previsto en los Estatutos y al reglamento de régimen interno.
A tales efectos efectos, los socios de la entidad podrán optar por ejercer el derecho al voto en la Asamblea General Extraordinaria mediante uno de los tres mecanismos siguientes:
VOTO PRESENCIAL
La misma jornada de la Asamblea General Extraordinaria, en la segunda convocatoria, se procederá a nombrar a un Presidente de Mesa y dos vocales de entre los asistentes a la Junta General Extraordinaria. Los votantes que figuren correctamente inscritos en el Censo elaborado al efecto podrán acercarse con su carnet de identidad para su comprobación por parte del Presidente de la Mesa, los vocales y un interventor por candidatura, además de la Comisión Electoral. El Presidente de Mesa, los vocales, los interventores y uno de los socios de la Comisión dispondrán de un listado en papel con el nombre y el DNI de los asociados con derecho a voto el 30 de mayo, que es cuando se cierra el censo.
El voto será introducido en la urna por el Presidente de la Mesa, bajo la vigilancia de la Comisión.
RECUENTO DEL VOTO: Tras los votos emitidos por los socios presentes en la Asamblea General Extraordinaria, el Secretario General saliente hará un último llamamiento para votar y el Presidente de la mesa procederá, tras la última votación, al cierre de la misma. Los votos serán recontados por el Presidente de la mesa y los vocales con la vigilancia de los interventores y los socios de la Comisión junto con los votos por correo validados como a continuación se describe.
VOTO POR CORREO
Las papeletas (que se publicarán el 27 de mayo en la web, fecha tope de presentación de candidaturas y se han enviado, con la convocatoria para su descarga) deben introducirse en un sobre cerrado (una única papeleta, sin tachaduras o comentarios) que contendrá una fotocopia del DNI. Enlace descarga papeleta de voto: AQUÍ
Fecha tope de llegada del voto a la SEDE: 10 de junio a las 14:00 horas. Si se envía por correo certificado (recomendable) la inscripción de salida debe ser como máximo del 6 de mayo a las 14:00 horas. Los votos llegados más tarde de la hora señalada no se considerarán válidos.
RECUENTO VOTO POR CORREO: el Presidente de la Mesa abre los sobres y comprueba la pertenencia y validez del socio en el Censo: una vez hecho eso, aparta el sobre en un montón para los válidos y otro para los inválidos, todo la pertinente vigilancia de interventores y socios de la Comisión. Los sobres con los votos válidos se abren posteriormente (para ocultar la identidad del votante) y se procede al recuento bajo la vigilancia de la Comisión y los interventores.
VOTO ELECTRÓNICO
Se vota mediante un sistema electrónico que garantiza el secreto de la identidad, pero con un sistema de trazabilidad que puede activarse si hay controversia (Ver ANEXO). El sistema garantiza que solo se vota una vez y avisa de que el usuario ha emitido su voto.
RECEPCIÓN DEL AVISO: El Área de Socios de la web de ACE se abrirá el día 27 de mayo. Su apertura al asociado permite la consulta del censo desde ese día y ofrecerá las instrucciones precisas en caso de necesidad de subsanación por ausencia en el censo o por cualquier otra circunstancia: se podrá subsanar hasta el 31 de mayo a las 14:00 horas.
VENTANA PARA VOTAR: En el citado Área de Socios estará a disposición del votante entre las 10:00 horas de la mañana del 8 de junio y las 16:00 horas del 11 de junio.
RECUENTO DE VOTO ELECTRÓNICO: Mediante correo electrónico, los resultados de la votación serán recibidos por el Presidente de la Mesa y por el socio de la Comisión Electoral de mayor edad a la hora de inicio de la Asamblea General Extraordinaria establecida en segunda convocatoria. El recuento es automático y es responsabilidad de las empresas contratadas para el servicio. Se sumarán los tres resultados tras el recuento presencial y por correo postal.
SUMA DE LOS VOTOS EMITIDOS: El Presidente de la Mesa y los Interventores procederán a sumar los votos obtenidos por los tres canales para obtener un resultado único, que deberá reflejar:
Votos válidos
Votos nulos (se considerarán nulos aquellos votos que estén manipulados o contengan tachaduras o anotaciones)
Votos en blanco si se dieran.
Tras el recuento, se anunciará públicamente el resultado de las elecciones y se procederá a la firma del Acta de Resultados.
CENSO ELECTORAL
Podrá ser consultado a partir del 27 de mayo tras el cierre de candidaturas. Los asociados pueden hacerlo en la sede, donde estará a su desposición en una edición en papel, y podrán realizar consultas por correo electrónico para comprobar si están en el censo (se comprobará que coinciden los datos con los que figuran en la web). Se habilitará el Área de Socios aun sin funcionalidad de voto (es decir, sin la ventana para votar abierta) ese mismo día. Al activar la zona privada se puede ver la situación censal del socio. En caso de no constar o carecer de alguna condición para ejercer el voto, dispondrá de tres días para su subsanación, hasta el 31 de mayo a las 14 horas, fecha de cierre del censo. Se publicará un aviso en la web y se habilitará, además del sistema electrónico, un teléfono de consulta y una dirección de email para las consultas: 91 446 29 71 y ace@acescritores.com . Los asociados que no dispongan de correo electrónico personal pueden consultar su situación bien presenciaimente en la sede de ACE, en el censo en papel, bien llamando al teléfono mencionado entre las 10 y las 14 hooras.
OBTENCIÓN DE LAS PAPELETAS
Las papeletas pueden descargarse en la web (aquí: PAPELETA) a partir del 27 de mayo para los votos presenciales o de correo postal. NOTA: Se han adjuntado en el e-mail de convocatoria de laS Asambleas General Ordinaria y General Extraordinaria.
REGIMEN ESPECÍFICO PARA EL VOTO ELECTRÓNICO
Los socios de ACE podrán optar por ejercer el derecho al voto en la Asamblea General mediante el sistema de voto electrónico remoto, debiendo aceptar previamente las condiciones generales del mismo y declarar que conocen el presente reglamento .
El voto electrónico remoto es personal e intransferible, como el emitido de cualquier otro modo. De acuerdo a los Estatutos de ACE; el voto en las Elecciones no es delegable. Ningún socio o persona ajena a la Entidad puede ejercer el voto por este sistema en representación de otro socio.
El voto electrónico remoto, una vez emitido, no puede ser modificado.
EJERCICIO DEL VOTO POR SISTEMA ELECTRÓNICO
El periodo para emitir el voto electrónico remoto comienza a las 10:00 de la mañana del 8 de junio y finaliza a las 16:00 hs. del día 11 de junio.
A efectos de la comprobación de la inclusión en el Censo Electoral, los asociados recibirán aviso y claves para abrir una página personal en el Área de Socios de la web de ACE. Será en este Area de Socios (Cuyo deber de custodia corresponde al asociado, que deberá aceptar las condiciones para emitir el voto y usar la zona privada) donde podrán conocer su situación censal, que les habilitará o no para votar.
El socio podrá emitir el voto electrónico remoto a través de cualquier ordenador o dispositivo con conexión a internet. El voto se articulará a través de un acceso desde el portal www.acescritores.com al Área de Socios y una vez haya aceptado las condiciones generales de uso del citado Área y del voto electrónico remoto.
El asociado deberá establecer un usuario y una contraseña para el manejo de su página del Área de Socios. Las contraseñas facilitadas por ACE al socio para el ejercicio del voto eclectrónico son de carácter personal e intransferible. El socio se obliga a no comunicar las contraseñas ni a facilitar, directa o indirectamente, el acceso a www.acescritores.com a un tercero, siendo responsable de la utilización de su ID y contraseñas y del ejercicio del derecho a voto que se realice a través del acceso a dicha Área. El socio podrá y deberá cambiar su contraseña.
Las opciones de voto para las elecciones serán las de las candidaturas presentados + el voto en blanco.
Una vez emitido el voto electrónico, el socio recibirá un aviso confirmando que el voto se ha emitido válidamente.
Una vez emitido válidamente el voto electrónico no se podrá variar, corregir o revocar por el mismo sistema de voto electrónico remoto, aun cuando no haya finalizado el periodo para emitir el voto electrónico remoto.
DACIÓN DE FE
Los interventores/Comisión electoral, el Secretario General, el Presidente de la Mesa y los vocales firmarán el Acta de Resultados, por duplicado. Un resumen de los mismos se publicará en la web de ACE en las siguientes 24 horas. Todos los materiales utilizados serán destruidos tras la firma del Acta.
Este Reglamento entra en vigor el 16 de mayo de 2019 por acuerdo de la Junta Directiva y lo firman el Presidente y el Secretario General.
La Comisión Electoral y los proveedores y actuantes en el proceso serán informados sobre este reglamento con antelación tras su aprobación. A este documento podrá dársele publicidad en los medios y canales de ACE.
Firmado en Madrid, a 16 de mayo de 2019
El Secretario General El Presidente
Miguel Ángel Serrano Manuel Rico
NOTA: Si deseas imprimir o guardar en papel el presente Reglamenteo, pulsa el enlace inmediatamente inferior:
REGLAMENTO DE VOTACIÓN ASAMBLEA GENERAL DE ACE PARA DESCARGA
ANEXO: TRATAMIENTO DE DATOS Y CONDICIONES DE SEGURIDAD
Con objeto de salvaguardar el correcto funcionamiento y comprobar las solicitudes cursadas a través de ACE, esta cuenta con un Log, de acceso exclusivo por parte de ACE y las empresas contratadas para el servicio, donde se registra la actividad realizada por el socio.
El socio autoriza a ACE y las empresas contratadas para el servicio para que estas puedan: (a) Registrar las comunicaciones telemáticas mantenidas como consecuencia del ejercicio del derecho al voto remoto a través del acceso por la web de ACE; (b) Abstenerse de ejecutar órdenes telemáticas incorrectamente identificadas o sobre las que existan dudas razonables en cuanto al socio o la operación solicitada.
El tratamiento de datos de carácter personal por parte de ACE mediante el portal, está sujeto a lo establecido en la legislación de protección de datos, Reglamento UE 2016/679 y LO 3/2018, demás normativa que resulte procedente y a los Estatutos de la entidad.
SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
La información gestionada a través del portal ACE tiene para el socio y ACE carácter intransferible y es para su exclusivo uso. Queda por tanto prohibida, con carácter general y sin perjuicio de las especificaciones que se prevén en el presente reglamento, la reproducción, retransmisión, copia y/o redifusión total o parcial de la misma a terceros, cualquiera que sea su finalidad y medio utilizado para ello, para cualquier finalidad distinta del ejercicio del derecho a voto y las operaciones inherentes al registro y cómputo de votos por parte de la entidad.
ACE garantiza la seguridad y confidencialidad del sistema, salvo causa de fuerza mayor, siempre que el socio se someta a las condiciones de uso del área de voto electrónico remoto del portal www.acescritores.com , así como a cualquier variación de las mismas que sea comunicada por ACE al socio. ACE, previa comunicación al socio a través de sus canales habituales, podrá modificar las reglas de funcionamiento, acceso y procedimientos de identificación, así como cualquiera de las condiciones técnicas, quedando el socio obligado a su cumplimiento desde el momento de su publicación. ACE garantiza que los votos emitidos a través del sistema de voto electrónico remoto son secretos y confidenciales, de forma que no podrán ser visualizados por terceros, salvo por las personas encargadas de la verificación de este sistema. ACE garantiza que el sistema desarrollado impide que los votos emitidos se puedan alterar o modificar por el emisor o cualquier otra persona.
ACE y las empresas contratadas para la prestación del servicio han desarrollado las medidas necesarias requeridas por la legislación aplicable, especialmente normativa de protección de datos, para evitar cualquier acceso, modificación o divulgación no autorizados de los datos.
El socio asume la obligación de no utilizar cualquier dispositivo o medio destinado a eludir o vulnerar las condiciones o medidas de seguridad del sistema.
CONDICIONES DE ACCESO AL SISTEMA DE VOTO REMOTO: CLAVES DE ACCESO DE USO PERSONAL E INTRANSFERIBLE
El uso y acceso al sistema de voto remoto a través ACEscritores se realizará a través de las contraseñas para el acceso a esta intranet. Esta ID y las contraseñas son personales e intransferibles. En todos los casos, el voto electrónico remoto -mediante las claves facilitadas por ACE al socio- se presume veraz y auténtico.
El socio se obliga a no comunicar sus claves ni a facilitar, directa o indirectamente, el acceso al ACE a un tercero.
ACE y las empresas contratadas para el servicio se obligan a mantener en secreto las claves y contraseñas del socio.
El socio se obliga a notificar a ACE, de inmediato, el conocimiento indebido por otras personas de sus claves o contraseñas. Estas incidencias, como situaciones de mayor urgencia en la adopción de medidas de seguridad, podrán comunicarse en horario de atención al público, contactando con el Departamento de socios de ACE telefónicamente o a través del correo electrónico ace@acescritores.com
ACE y las empresas contratadas para el servicio se obligan a impedir el acceso tan pronto tenga conocimiento de que la ID de elector o contraseñas han llegado indebidamente a conocimiento de terceras personas.
El socio podrá solicitar a través de ACE nuevas claves para el área privada.
El socio asume la responsabilidad por la utilización de su clave y, especialmente, en los siguientes supuestos:
Cuando, en su caso, la contraseña fuera utilizada por otra persona, cualquiera que fuera el motivo por el que hubieran llegado a conocimiento o posesión de dicha persona, salvo que se hubiese notificado a ACE tal conocimiento indebido;
Cuando el socio haya incurrido en error al cursar la orden de voto;
Cuando se produzcan errores de seguridad o fallos como consecuencia de la utilización inadecuada o el funcionamiento defectuoso del hardware o el software del socio.
El socio se responsabiliza por la utilización de sus claves o contraseñas en equipos informáticos de establecimientos abiertos al público, domicilios particulares, acceso directo por activación de la opción «recordar contraseña» en el navegador web, o a través de la memoria caché o elementos temporales guardados en el equipo informático, por la captura de contraseñas a través de virus o spyware instalado en el equipo informático desde el que haya accedido a ACE.
ALMACENAMIENTO DE LOS VOTOS
El sistema de voto mantendrá un respaldo de todos los datos requeridos para el recuento y para permitir la auditoría durante el período de voto y con posterioridad al mismo.
EXTINCIÓN O SUSPENSIÓN DEL DERECHO AL VOTO REMOTO
El ejercicio del derecho al voto electrónico remoto está vinculado a la asociación a ACE. En el caso de que el socio deje de ostentar tal condición por cualquiera de las causas previstas en los Estatutos de la entidad, o sea suspendido por sanción en dicha condición, el sistema de voto electrónico remoto quedará de forma automática inhabilitado definitivamente o suspendido, según proceda.
No obstante, lo anterior no afectará al cumplimiento de las normas sobre conservación de datos de carácter personal u otro tipo de datos conforme a la legislación vigente.
SUSPENSIÓN POR CAUSAS TÉCNICAS O DE FUERZA MAYOR
Asimismo, ACE podrá inhabilitar total o parcialmente el sistema de voto electrónico remoto cuando concurran circunstancias, técnicas o de cualquier otra índole, no previsibles o no imputables a ACE, que imposibiliten, de manera temporal o permanente, el acceso al portal www.acescritores.com por parte del socio, de modo que afecten sustancialmente a la seguridad y garantías inherentes al ejercicio del derecho a voto del socio, comunicándolo de manera inmediata al socio, con objeto de salvaguardar el ejercicio al voto de manera presencial o por correo. Podrá dar lugar, incluso, a la suspensión de las Elecciones.